Büroräume innovativ gestalten – flexibles und vernetztes Arbeiten fördern

Erschienen am: 9. April 2018

Modernes, flexibles und vernetztes Arbeiten nimmt zu. Die neue Arbeitswelt schafft neue Freiräume und neue Verantwortlichkeiten. An Unternehmen stellen sich angesichts des rasanten technologischen Wandels zahlreiche Anforderungen. Diese müssen sich auch architektonisch in der Gestaltung der Büroräume manifestieren. Denn auch heute gilt der alte Leitsatz: Form follows function. Nur wenn kulturelle und organisatorische Entwicklungen Hand in Hand mit der Raumgestaltung gehen, sind positive Entwicklungen hinsichtlich der Unternehmensperformance möglich.

Neue Arbeitswelt: Was Arbeitnehmer wollen

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Moderne Büroräume unterstützen flexibles und vernetztes Arbeiten. (Bild: © 2mmedia – Fotolia.com)

Megatrends wie Globalisierung und Digitalisierung verändern die Arbeitswelt seit einigen Jahren gravierend. Arbeiten wird flexibler und mobiler, weniger abhängig von Ort und Zeit. Virtuelle Teams, die in verschiedenen Zeitzonen an einem Projekt arbeiten sind keine Seltenheit mehr. Auch die Wünsche der Arbeitnehmer haben sich verändert: Statussymbole wie das Eckbüro im Penthouse, die protzige Uhr und der dicke Dienstwagen verlieren zunehmend an Bedeutung. Klar, ein angemessenes Gehalt ist wichtig – aber mindestens ebenso wichtig sind die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, interessante Aufgaben und individuelle Karrierechancen.

Kulturelle Veränderungen meistern

Für die Unternehmen bedeutet das eine ganze Menge von Veränderungen. Besonders traditionsreiche Konzerne müssen sich oftmals kulturell anpassen – eine große Herausforderung. Strenge Hierarchien sind weniger gefragt. Personalführung basiert heute und in Zukunft auf Vertrauen. Der Chef ist vielmehr Coach als Weisungsgeber, die Freiräume für die Mitarbeiter nehmen zu. Kommunikation und Informationsfluss werden transparenter und vernetzt. Die Organisationsstruktur wandelt sich von vertikal zu horizontal. All diese Entwicklung ermöglichen den Mitarbeitern größere Freiräume, mehr Kreativität und mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Diese Entwicklungen zeigen sich auch in der Gestaltung der Büroräume.

Mehr Freiheit, mehr Vertrauen, mehr Erfolg

Mehr Freiräume wirken sich aber nicht nur positiv auf die Mitarbeiter und ihre Arbeitszufriedenheit aus, sondern auch auf die Produktivität der Unternehmen. Transparenz und schnellere Entscheidungsprozesse steigern die Effektivität und die Effizienz. Da heute die Innovationsgeschwindigkeit stark zunimmt und die Märkte sich immer weiter beschleunigen ist Schnelligkeit eine zentrale Voraussetzung für eine erfolgreiche Marktperformance. Beispielsweise berichten Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit von verbesserter Produktqualität und Produktionszuwachs von bis zu 14 Prozent gegenüber Unternehmen mit traditioneller Arbeitszeiterfassung.

Moderne Kultur, moderne Büroräume

Diese Entwicklungen spiegeln sich zunehmend auch in der Gestaltung der Büroräume wider. Der Bauhaus-Leitsatz „Form follows function“ hat bis heute nichts von seiner Aktualität eingebüßt. Denn schließlich ist es schwierig, eine Open-Door-Policy mit transparentem Informationsfluss zu etablieren, wenn die Büroräume sich an einen langen Gang mit verschlossenen Türen reihen. Auch architektonisch und gestalterisch zeigt sich deshalb, ob ein Unternehmen schon in der neuen Arbeitswelt angekommen ist.

Trends bei der Gestaltung von Büroräumen

Der Chef im Großraumbüro

Eine moderne Führungskultur zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass Führungskräfte für Mitarbeiter zugänglich sind. Neben formellen Gesprächen in regelmäßigem Abstand sollten sie eine Open-Door-Policy pflegen, bei der sie ein offenes Ohr für Sorgen und Wünsche der Mitarbeiter haben. Das funktioniert nur, wenn der Chef oder die Chefin auch räumlich leicht zugänglich ist. Beim Online-Händler Zappos beispielsweise sitzt der CEO Tony Hsieh mit den Mitarbeitern im Großraumbüro.

Büroräume selbst gestalten

Auf einen Slogan gebracht könnte man dieses Konzept als „My desk is my castle“ bezeichnen. Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz so gestalten, wie es ihnen gefällt und wie sie am besten arbeiten können. Der eine will seine Stifte in Reih und Glied sortieren, der andere blüht im kreativen Chaos richtig auf. So oder so: Beides hat seine Berechtigung. Auch Projektteams können ihre Büroräume so gestalten, wie es ihrer Arbeit am besten zuträglich ist: Das beginnt bei der Ausstattung mit Materialen, geht über die Möblierung und endet bei der individuellen Gestaltung.

Desk Sharing

Weniger Individualität ist beim Desk-Sharing möglich. Hier muss das Unternehmen eine strikte Clean-Desk-Policy verfolgen. Dennoch: auch hier ist Individualität möglich. Die Telekom beispielsweise bietet ihren Mitarbeitern eine Art Börse an, bei der sie angeben können, welche Aufgaben sie erledigen wollen und neben wem sie beim letzten Mal gesessen sind. Nach diesen Angaben werden die Arbeitsplätze verteilt. Je nachdem, ob Arbeiten, bei denen man konzentriert nachdenken muss oder Arbeiten, bei denen Austausch und Kommunikation zentral sind, anstehen, wird der Arbeitsplatz individuell zugewiesen. In Zeiten, in denen Freelancer im Unternehmen mitarbeiten, flexible Arbeitszeiten üblicher werden und so einiges im Home-Office erledigt wird, ist Desk Sharing ein Konzept, mit dem sich einerseits Platz effizient nutzen lässt. Andererseits ermöglicht es auch, verschiedene Kollegen kennenzulernen und sich mit ihnen auszutauschen.

Büroräume gestalten: Individuelle Freiräume ermöglichen

Kultureller Wandel und Transformationsprozesse können nur dann erfolgreich sein, wenn sie aktiv im Unternehmen gelebt werden. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter in den Prozess integriert werden müssen. Ihre Unterstützung ist zentral für das Gelingen eines Modernisierungsprozesses. Bei der (Um-)Gestaltung der Büroräume gilt deshalb: Die Mitarbeiter entscheiden mit, wie ihr Arbeitsplatz in Zukunft aussehen soll. Nur dann wird das gewünschte Ergebnis einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und besserer Produktivität auch erzielt werden.

Der Beitrag wurde verfasst von Michael Mollenhauer, Managing Partner der mmc AG.

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