Transparenz anstatt Verschleiern

Erschienen am: 4. März 2016

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Transparenz im Management von Großprojekten schaffen (Quelle: © MK-Photo / fotolia.com)

Im Kommentar „Großprojekte – Können wir´s noch?“ beschreibt Thomas Ring bereits auf seine eigene Art und Weise, warum Großprojekte immer wieder scheitern. Es liegt letztlich nicht an der Erfahrung, am fehlenden Know-How der Mitarbeiter oder an unzureichenden Werkzeugen und Tools sondern maßgeblich am Vertrauen beziehungsweise Vertrauensmanagement im jeweiligen Unternehmen. Neben einigen grundlegenden Elementen erfolgreichen Projektmanagements kommt es auf die richtige Balance von Vertrauen und Kontrolle an. Im Interview mit Oliver Foitzik erklärt Thomas Ring, was in Großprojekten essentiell ist und worauf geachtet werden muss.

„Transparenz: Mehr Zeit für Planung, striktes Projektmanagement und Controlling“ – Thomas Ring im Interview

Um Großprojekte meistern zu können, muss die Grundlage perfekt sein und auch hier müssen Kontrolle und Improvisation zusammenspielen. Würden Sie sagen, dass es ein fixes Verteilungsmaß gibt, nach dem man sich richten muss?

Bei jedem Großprojekt muss ein individueller Sweet Spot gefunden werden. Dieser wird bestimmt durch Risikofaktoren wie unter anderem der Kostenrahmen, mit den Kunden vereinbarten Terminen, Pönalen. In der Akquisitionsphase sollte man sich von der Euphorie eines Großauftrages nicht blenden lassen und unbedingt detailliert über eine realistische Risikobewertung sprechen. In der Hektik kann die Planung vernachlässigt werden und es kommt im weiteren Projektverlauf nach und nach zu Schwierigkeiten, die man im Vorhinein bereits hätte umgehen können. Allgemein gilt bei einem Großprojekt immer: „So viel Kontrolle wie nötig, so viel Vertrauen beziehungsweise Improvisation wie möglich.“

Neben den zwei Komponenten – Kontrolle und Improvisation – muss man das Budget im Auge behalten. Ist es trotz niedrigem Budget möglich, die gleichen Effekte zu erzielen, wie mit einem hohen Budget, wenn man die Komponenten ökonomisch sinnvoll verteilt?

Es gibt kein niedriges oder hohes Budget, sondern nur ein adäquates Budget. Dies ist insbesondere die Aufgabe des Vertriebs, keine unhaltbaren Versprechen und Zusagen zu machen. Um dies sicherzustellen, sollte von Anfang an ein Team definiert werden, das alle Teilbereiche des Großprojekts abdeckt: Vertrieb, Kostenrechnung / Controlling, Entwicklung, Produktion, Installation, et cetera. Das gilt für externe wie auch für interne Projekte, wie zum Beispiel Bauvorhaben, komplexe Entwicklungen. Im Team müssen  Meilensteine definiert werden. Ebenso sollten soweit möglich Standardlösungen zum Einsatz kommen. Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden. So kann man erfolgreich Kosten reduzieren.

Besteht beim Outsourcing im Zusammenhang mit Großprojekten nicht stets die Gefahr des Kontroll- und Leistungsverlusts? Sollte man deshalb lieber auf Nummer sicher gehen und die Arbeitsbereiche im eigenen Hause lassen, damit die Qualität gesichert ist?

Beim Outsourcing gilt immer: Kernleistungsbereiche und -technologien sollten weiterhin intern geführt werden. Nur das Unternehmen selbst kennt das firmeninterne Know-How. Commodities, wie z.B. Roboter, Energieversorgung, oder andere Standardkomponenten können  extern ausgelagert werden. Außerdem gilt beim Outsourcing, dass das externe wie auch das interne Team in die Entscheidungen ab dem ersten Tag mit einbezogen werden und eine detaillierte Projektplanung gemeinsam entwickelt und besprochen wird. Dabei sollten auch genaue Service Level Agreements definiert und bei möglichen Problemen gemeinsam Lösungen gefunden werden.

Thomas Ring, mmc, mmc AG

Thomas Ring (Quelle: © mmc AG)

Wie sichere ich mich und meine Mitarbeiter ab, damit das Vertrauen bestehen bleibt, auch bei nicht Einhalten der geplanten Zeit für das Projekt?

Vertrauen im Unternehmen aufzubauen, ist die Aufgabe des Managements. Wie bereits gesagt, geht es bei einem Großprojekt um die gemeinsame Bearbeitung einer erfolgskritischen Aufgabe. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder bereit sind, Verzögerungen frühzeitig zu melden und aktiv zu kommunizieren. Andernfalls entsteht ein Ziehharmonikaeffekt, bei dem sich am Ende des Projekts eine Vielzahl von Mängeln und Verzögerungen aufgebaut haben und für deren Lösung keine Zeit mehr bleibt – in einem Satz: Transparenz anstatt Verschleiern.

In Unternehmen ist in diesem Punkt noch erheblicher Entwicklung- und Optimierungsbedarf, gerade was das Vertrauensmanagement betrifft. 

Das Interview mit Thomas Ring führte Oliver Foitzik, Partner bei mmc und Redaktionsleiter des mmc Magazins.

 

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