Gründe für externes Sourcing der IT sind vielfältig

Erschienen am: 20. März 2014

Das externe Sourcing von IT-Leistungen ist nach wie vor ein zentrales Thema für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Peter P. Müller, Partner der mmc AG, behandelt das Thema in der Reihe „IT-Outsourcing und IT-Offshoring aus Unternehmenssicht“. Im ersten Teil geht es um die Gründe für externes Sourcing von IT-Leistungen.

Nicht nur in wirtschaftlich schwierigen Zeiten mit Umsatzrückgang und Kostensteigerungen, denken Unternehmen über die unterschiedlichen Modelle zum Sourcen von IT-Leistungen nach, um eventuell die Ertragslage zu verbessern. Auch in Phasen von besonderem Unternehmenswachstum kann die IT ein limitierender Faktor in der Unternehmensstrategie sein, da nicht genügend qualifiziertes Personal rekrutiert werden kann. Ebenso sind die IT-Leistungen im Unternehmen auf dem Prüfstein, wenn im Rahmen von Umstrukturierungsüberlegungen bei den Unternehmen stattfinden, die sich verstärkt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen. Dies sind typische Situation, in denen sich die Unternehmensleitung Szenarien für ein Outsourcen der IT-Leistungen erarbeiten lässt.

Wann soll eine Unternehmung die IT extern sourcen?

Das Pendel für oder gegen ein externes IT-Sourcing wird von bestimmten Strategien und Einflussfaktoren bzw. Interessenfeldern in die eine oder andere Richtung beeinflusst. Für das Outsourcen von Leistungen sprechen:

  • Kernkompetenzstrategien,
  • Shareholder Value Strategien,
  • Schneller technologischer Wandel.

Gegen den Pendelausschlag zum externe Sourcing halten:

  • Personalrat,
  • Kontrollverlustgedanken,
  • Risikoüberlegungen zum Versagen der Anbieters.

Im Wesentlichen hängt eine Outsourcing Entscheidung in IT- oder IT-nahen Bereichen von generellen Sourcing-Kriterien bzw. in einem ersten Schritt der zu analysierenden Situation des Unternehmens ab.

Outsourcing macht in unterschiedlichen Situationen Sinn

Tendenziell machen Überlegungen zum Outsourcing in folgenden Situationen Sinn:

  • Die entsprechende Funktion der IT stellt keine Kernkompetenz dar und/oder ein Outsourcing ist relativ risikolos aus Sicht der Geschäftseinheiten durchzuführen, z.B. Desktop Services in den Verwaltungseinheiten von Produktionsunternehmen.
  • Es sind signifikante Kostenvorteile zu erwarten, weil die eigene IT zu teuer ist.
  • Der Aufbau weiteren kritischen Know-Hows in der IT ist limitiert oder schlicht nicht gegeben, da Personal nicht in ausreichendem Umfang im Markt gefunden werden kann.
  • Die Kosten der Überwachung und Administration des Outsourcing-Partners sind relativ gering.
  • Die erreichbaren Service-Levels bei einem externen IT-Anbieter sind besser oder mindestens gleichartig.

Gründe, die gegen ein externes Sourcing sprechen

Dagegen gibt es Kriterien und Situationen, die Outsourcing-Überlegungen relativ schnell beenden und für einen Verbleib innerhalb der Unternehmung plädieren:

  • Die IT-Anwendungen sind kritisch für den Erfolg der Geschäftseinheiten und tragen zum Erfolg bei. Z.B. Warenwirtschaftsysteme bei Handelsunternehmen.
  • Durch den Verlust bzw. die Streuung des kritischen Know-Hows auf interne ITL-eistungen und externe Leistungserbringer können potenziell Wettbewerbsnachteile entstehen.
  • Kostenvorteile sind durch das Outsourcing nicht zu erwarten, da in Vergangenheit eine Verschlankung der IT stattgefunden hat.
  • Die entsprechenden Kompetenzen/ Kapazitäten existieren in der eigenen Unternehmung in ausreichendem Masse.
  • Die Kosten der Überwachung und Administration der Outsourcing-Partner sind sehr hoch.
  • Die internen Service-Levels sind besser als die von externen Anbietern zu erwartenden Service-Levels.

Plakativ ausgedrückt, lässt sich sagen: „Nie etwas outsourcen, was später nicht gemanaged werden kann.“

Outsourcing bringt Vorteile und hat Nachteile

Das Outsourcing hat in den letzten Jahren eine enorme Popularität erhalten und über 50 % aller CIOs haben in ihrer IT-Strategie mittlerweile IT-Outsourcing festgeschrieben. Der Markt ist im Bereich zweistelliger Euro-Milliarden Beträge und steigt weiter. Dies ist gerechtfertigt, denn die Kosteneinsparungspotentiale liegen laut einigen Umfragen bei durchschnittlich 17%.

Andererseits ist auch festzustellen, dass 25% aller Outsourcing-Verträge in den ersten 3 Jahren und sogar 50% aller Outsourcing-Verträge in den ersten 5 Jahren die ursprünglich festgelegten Ziele verfehlen. Die Ursachen liegen in einer mangelnden Vorbereitung und unprofessionellen Durchführung des Prozesses zum Outsourcing. Nur jedes dritte Unternehmen informiert sich umfassend über mehr als drei Anbieter und 15% belassen es sogar bei einem Anbieterunternehmen. Es fehlt eindeutig an ganzheitlichen Strategien in den IT-Abteilungen der Unternehmen, die das Sourcing aller IT-Produkte und IT-Services umfassen und nicht selektiv betrachten.

Aufgrund der gemachten Erfahrungen in den letzen Jahren ist die zentrale Frage nicht mehr „Soll outgesourced werden?“, sondern vielmehr. „Wie sollen, welche IT-Leistungen gesourced werden?“

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